Datensicherung gegen Datenverlust: Wie wichtig ist ein Backup?

Ein Backup (Sicherheitskopie) schützt vor dem unwiederbringlichen Verlust wichtiger digitaler Unternehmensdaten. Mit der Zeit haben sich die Backup-Strategien weiterentwickelt. Während die physischen Medien wie Magnetbänder und CDs oder Festplatten in den Anfangsjahren eine wichtige Rolle spielten, sind es heute eher Cloud-Lösungen.

Doch nicht nur die Speicherorte haben sich verändert. Die Einführung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) innerhalb der EU hat den Umgang mit Daten und deren Sicherung weiter verschärft. Heute müssen Unternehmen ihre Daten nicht nur vor Verlust schützen. Sie müssen auch technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) einhalten.

Umso wichtiger ist heute daher ein gut funktionierendes Backup.

Was ist ein Backup? Definition

Ein Backup ist eine zusätzliche Kopie von digitalen Daten. Sie wird separat gespeichert, um Dokumente, Dateien, Bilder etc. wiederherstellen zu können – etwa wenn eine Datei versehentlich gelöscht, beschädigt oder durch einen Virus unbrauchbar wurde.

Der Begriff selbst stammt aus dem Englischen und bedeutet so viel wie „Absicherung“. Damit ist das Ziel eines Backups bereits gut umschrieben: Es schützt die Originaldaten, indem es eine zweite, jederzeit abrufbare Sicherungskopie bereitstellt. Diese kann im Ernstfall mit wenigen Klicks auf das ursprüngliche System zurückgespielt werden – dieser Vorgang heißt Restore.

Backups lassen sich auf verschiedenen Speichermedien anlegen: auf einer externen Festplatte, einem USB-Stick oder über einen Cloud-Speicher. Auch optische Datenträger wie DVDs kommen noch vereinzelt zum Einsatz.

Die Datensicherung kann entweder manuell erfolgen oder automatisiert durch spezielle Backup-Software, die in regelmäßigen Abständen eine neue Kopie erstellt.

Egal ob manuell oder automatisiert: Entscheidend dabei ist immer, dass die Sicherung rechtzeitig angelegt und regelmäßig aktualisiert wird. Nur so können wichtige Daten zuverlässig vor einem vollständigen Datenverlust schützen.

Wie oft ist die Datenspeicherung nötig?

Datensicherungen sollten in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden. Die Häufigkeit der Backups sollte sich an der Dynamik der Datenänderungen orientieren. Bei Unternehmen mit hoher Datenaktivität, wie beispielsweise Finanzinstituten, sind tägliche oder sogar stündliche Backups üblich. In kleineren Unternehmen mit geringerer Datenänderung können wöchentliche Backups ausreichen. Wichtig ist, dass die Backup-Strategie regelmäßig überprüft und an die aktuellen Bedürfnisse angepasst wird. Auch gilt:

Werden wichtige Daten täglich geändert, sollten dafür auch tägliche Backups angestoßen werden.
Weniger häufig aktualisierte Daten können wöchentlich oder monatlich gesichert werden.

Wie viel Backups sollten Sie erstellen?

Pro Datei sollten wenigstens 3 Kopien existieren. 2 Kopien werden auf externen Speichermedien abgelegt – zwei USB-Sticks oder einer externen Festplatte und einem Stick. Alternativ können Sie die Daten auch in einer Cloud ablegen.

Idealerweise wird das tägliche/wöchentliche Backup auf Medium 1 gespeichert. Und das wöchentliche oder monatliche Backup auf dem zweiten Speichermedium.

Außerdem wird monatlich oder quartalsweise eine Vollsicherung (Master-Backup) durchgeführt. Diese wird noch einmal separat abgespeichert.

Aus diesen Vorgehensweisen hat sich die bekannte 3-2-1-Regel entwickelt.

Maximale Sicherheit vor Datenverlust: Die 3-2-1-Regel

Die 3-2-1-Regel basiert auf drei grundlegenden Prinzipien:

3 Kopien der Daten: Die Originaldaten (Primärdaten) und 2 Backups
2 verschiedene Speichermedien
1 Masterkopie

Vorteile:

Hohe Datensicherheit
Flexibilität
Einfache Wiederherstellung

Nachteile:

Kostenintensiv
Hoher Zeitaufwand
Komplex

Welche Daten müssen Unternehmen mit einem Backup sichern?

Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, eine Vielzahl von Daten zu sichern, die für den Betrieb unerlässlich sind und/oder gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen. Zu den wichtigsten zu sichernden Daten gehören:

1. Finanzdaten

Buchungsbelege und Rechnungen: Nach §147 der Abgabenordnung (AO) müssen steuerrelevante Dokumente wie Buchungsbelege und Rechnungen für mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist oder die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht wurde.
Jahresabschlüsse und Bilanzen: Auch diese müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden, um steuerlichen Anforderungen gerecht zu werden.

2. Kundendaten

Vertrags- und Rechnungsunterlagen: Diese sind ebenfalls für 10 Jahre aufzubewahren, gemäß den steuerlichen Aufbewahrungsfristen.
Daten ohne vertraglichen Bezug: Sobald der Zweck entfällt, beispielsweise nach Vertragsbeendigung und Ablauf der Gewährleistungsfrist, müssen die Daten gelöscht werden, gemäß Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

3. Vertragsdaten

Verträge und Vereinbarungen: Verträge müssen mindestens so lange aufbewahrt werden, wie die gesetzliche Gewährleistungsfrist dauert – in der Regel 2 Jahre.
Dokumente mit langfristiger Relevanz: Dazu zählen beispielsweise Grundstücksunterlagen oder Gesellschaftsverträge. Diese werden in der Regel dauerhaft aufbewahrt.

4. Datenbanken

Produktions- und Prozessdaten: Obwohl es keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für diese Daten gibt, sollten diese so lange aufbewahrt werden, wie sie für betriebliche Zwecke benötigt werden.

5. Mitarbeiterdaten

Personalakten: Elektronische Personalakten, besonders vergütungsrelevante Daten, sollten bis zu 10 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt werden.
Lohn- und Gehaltsabrechnungen: Auch diese müssen für 10 Jahre gespeichert werden, um steuer- und sozialversicherungsrechtliche Anforderungen zu erfüllen.

Wichtige Hinweise

Beginn der Aufbewahrungsfrist: Die Frist beginnt in der Regel mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist.
Verantwortung des Unternehmens: Unternehmen müssen selbst dafür sorgen, dass die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eingehalten werden. Nach Ablauf der Fristen sind die Daten zu löschen.
Branchenregelungen: In einigen Branchen gelten abweichende oder zusätzliche Aufbewahrungsfristen. Diese Spezifika müssen vor der Erstellung eines Backups berücksichtigt werden.

Verschlüsselung von Daten

In vielen Fällen ist es nicht nur wichtig, ein Backup zu erstellen. Oftmals müssen die Daten entsprechend den Datenschutzanforderungen zusätzlich verschlüsselt werden. Besonders sensible Daten, wie sie in den oben genannten Kategorien vorkommen, müssen so vor unbefugtem Zugriff bewahrt werden.

Wichtig: Die Nichteinhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und Sicherheitsvorgaben können zu rechtlichen Konsequenzen führen. Deshalb sollte jedes Unternehmen die jeweiligen Fristen kennen und geeignete Backup Lösungen im Einsatz haben.

Welche Arten der Datensicherung gibt es?

Bei der Datensicherung gibt es verschiedene Methoden, um wichtige Daten zu schützen. Die wichtigsten Arten der Datensicherung sind:

Vollständiges Backup (Vollsicherung)

Bei einer Vollsicherung werden alle ausgewählten Daten in Gänze abgesichert. Das bedeutet, dass jede Datei kopiert wird, unabhängig davon, ob sie sich seit der letzten Sicherung geändert hat oder nicht. Der Vorteil dieser Methode ist eine einfache und schnelle Wiederherstellung der Daten. Allerdings benötigt eine Vollsicherung viel Speicherplatz und ist mitunter zeitaufwendig.

Vorteile der Vollsicherung:

Einfache Wiederherstellung
Vollständige Datensicherung

Nachteile der Vollsicherung:

Speicherintensiv
Zeitaufwendig in der Datenwiederherstellung

Inkrementelle Datensicherung

Der Begriff „inkrementell“ stammt vom lateinischen Wort „incrementum“ ab, was „Zunahme“ oder „Wachstum“ bedeutet. So bedeutet „inkrementelle Sicherung“, dass nur die Veränderungen seit der letzten Sicherung gespeichert werden. Es werden also nur die neu hinzugefügten oder geänderten Daten seit der letzten Sicherung erfasst.

Ein Beispiel:

Wenn Sie am Montag eine Vollsicherung machen, sichert diese das gesamte System.
Am Dienstag erfolgt eine inkrementelle Sicherung, die nur die Änderungen seit Montag abspeichert – etwa neue Rechnungen.
Am Mittwoch speichert das nächste inkrementelle Backup die Daten, die seit dem Dienstag geändert wurden.

Vorteil: Schneller, weniger Speicherplatz.
Nachteil: Wenn Sie die Daten wiederherstellen möchten, müssen Sie alle inkrementellen Sicherungen in der richtigen Reihenfolge wiederherstellen.

Differenzielle Sicherung

„Differenziell“ leitet sich vom Wort „Differenz“ ab, was „Unterschied“ oder „Abweichung“ bedeutet. Bei einer differenziellen Sicherung werden alle Daten abgespeichert, die seit dem letzten vollständigen Backup verändert wurden oder neu hinzugekommen sind. Es wird also immer die gleiche Menge an Daten abgespeichert, die seit der letzten Vollsicherung verändert wurden, unabhängig von der Art der vorherigen Sicherung. Die differenzielle Sicherung benötigt mehr Speicherplatz als die inkrementelle Sicherung, ist jedoch einfacher und schneller wiederherzustellen, da lediglich die letzte Vollsicherung und die letzte differenzielle Sicherung benötigt werden.

Ein Beispiel:

Am Montag wird ein vollständiges Systembackup durchgeführt.
Am Dienstag folgt dann eine differenzielle Sicherung, die alle Daten speichert, die seit Montag verändert wurden.
Am Mittwoch folgt eine weitere differenzielle Sicherung, die erneut alle Daten speichert, die sich seit der ersten Vollsicherung geändert haben – also alle Änderungen seit Montag, auch die, die bereits am Dienstag abgesichert wurden.

Vorteil: Die Wiederherstellung ist einfacher.
Nachteil: Diese Methode braucht viel Speicherplatz, weil mit jeder differenziellen Sicherung auch die Änderungen von vorherigen Sicherungen mit gespeichert werden.

Speicherabbildsicherung (Image Backup)

Die Speicherabbildsicherung (Image Backup) ist eine weitere Backup-Methode. Doch hier werden nicht nur die Daten der Anwender und Anwenderinnen gesichert. Hier wird ein vollständiges Abbild eines Systems erstellt. Dabei wird nicht nur der Datenbestand abgesichert. Sondern auch das Betriebssystem, alle Anwendungen sowie die gesamte Systemkonfiguration.

Vorteile der Speicherabbildsicherung:

Komplettes System-Backup.
Schnelle Wiederherstellung gesamter Systeme

Nachteile der Speicherabbildsicherung:

Speicherintensiv
Zeitintensiv

Spiegelung (Mirroring) als Backup-Strategie

Die Spiegelung (Mirroring) ist eine spezielle Art der Datensicherung. Hier wird eine exakte Kopie (ein Spiegel) der Daten in Echtzeit auf einem anderen Speichermedium (Festplatte oder USB-Stick, Cloud etc.) erstellt. Dabei wird jede Datei sofort und ohne Verzögerung auf das zweite Speichermedium übertragen – sobald sie geändert wurde. So sind auf beiden Speichermedien immer die gleichen Versionen.

Vorteile der Spiegelung (Mirroring):

Echtzeit-Sicherung
Schnelle Wiederherstellung
Risiko eines Datenverlustes wird verringert

Nachteile der Spiegelung (Mirroring):

Hoher Speicherbedarf
Keine Versionierung: Im Gegensatz zu anderen Backup-Methoden, wie z.B. inkrementellen oder differenziellen Backups, speichert die Spiegelung nur die aktuelle Version der Daten. Frühere Versionen sind nicht mehr zugänglich, und bei versehentlichem Löschen oder Ändern von Daten auf dem primären Speichermedium wird die Änderung sofort auf das Spiegelmedium übertragen. Ein Zurücksetzen auf eine ältere Version ist somit unmöglich.
Hohe Kosten wegen entsprechend großer zusätzlicher Speicherplätze (speziell in großen Firmen oder Konzernen).

Unterstützung bei einem Backup durch Softwarelösungen

Nicht nur in großen Konzernen. Auch in kleinen Unternehmen ist die Sicherung von Daten und Systemen nicht immer ganz einfach. Unstrukturierte Ablagesysteme oder doppelte Dateien sind nur zwei Punkte, die den Sicherungsvorgang erschweren. Deswegen setzen immer mehr Unternehmen auf extra Softwarelösungen für ihre Backups.

1. VM Backup

VM Backup ist besonders für Unternehmen geeignet, die mit virtuellen Maschinen (VM) arbeiten. Damit ist eine komplette Speicherung der VMs möglich. Zu den Hauptfunktionen gehören:

Zentralisierte Verwaltung: Alle VMs können von einer einzigen Konsole aus überwacht und verwaltet werden.
Automatisierte Sicherungen: Planen von regelmäßigen Backups ohne manuelle Eingriffe.
Wiederherstellung: Sofortige Rettung von VMs bei einem Ausfall, auch eine granulare Rekonstruktion einzelner Dateien ist möglich.
Cloud-Integration: Sicherungen können direkt in die Cloud übertragen werden, zum zusätzlichen Schutz vor Datenverlust.

2. BackupAssist

BackupAssist ist eine Lösung für Windows-Server. Das Tool eignet sich sowohl für kleine Unternehmen als auch für große Organisationen. Die Funktionen von BackupAssist sind:

Verschiedene Backup-Optionen: Ob Datei-Backup, vollständige Systemabbilder oder Datenbanken – BackupAssist deckt alles ab.
Cloud-Backup: Ermöglicht die Integration mit Cloud-Speicherlösungen wie Amazon S3 oder Microsoft Azure.
Deduplizierung: Reduziert die Menge der gesicherten Daten durch Entfernen redundanter Informationen, was Speicherplatz spart.
Automatische Backup-Planung: Die Software führt Backups nach festgelegten Zeitplänen durch, ohne dass die IT eingreifen muss.
Rettung von Daten und Dateien, Systemen oder Servern.

3. Veeam Backup & Replication

Veeam Backup & Replication hilft vor allem größeren Unternehmen beim Backup. Veeam bietet zahlreiche Funktionen, darunter:

Schnelle Wiederherstellungsoption: Mit Veeam können Daten in wenigen Minuten wiederhergestellt werden, was die Downtime (Ausfallzeit) bei Systemausfällen minimiert.
Cloud-Backup: Die Lösung bietet eine tiefe Integration mit führenden Cloud-Diensten. So können Unternehmen ihre Daten in sicheren Cloud-Umgebungen speichern.
Replikation: Veeam erlaubt eine Replikation von Daten. Damit bietet die Lösung eine zusätzliche Schutzebene im Sinne von Disaster Recovery.
Anwendungsbewusste Sicherung: Veeam kann speziell für die Sicherung geschäftskritischer Anwendungen wie Microsoft Exchange, SQL Server oder Oracle für eine konsistente Datensicherung genutzt werden.

Worauf kommt es bei Backup-Softwarelösungen an?

Damit eine Backup-Software wirklich unterstützt, und vor allem Zeit und Speicherplatz spart, sollte sie:

Eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche haben.
Backups automatisch und regelmäßig durchführen können.
Eine hohe Wiederherstellungsgeschwindigkeit haben.
Skalierbar sein, um bei wachsenden Unternehmen an die sich verändernden Backup-Strategien angepasst werden zu können.
Da viele Unternehmen heutzutage auf Cloud-Dienste setzen, sollte das Backup-Tool eine einfache Integration von Cloud-Speicherlösungen anbieten.

Sind Sie auf der Suche nach einer geeigneten Backup Lösung? Unser Vertriebsteam hilft Ihnen gerne weiter.

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