Spezielle Softwarelösungen sind heute für die meisten Unternehmen unverzichtbar. Diese Zusatzanwendungen ergänzen und erweitern die bekannten Standardtools, um spezifische Unternehmensaufgaben schneller und effizienter zu erledigen und die Funktionalität der Hauptanwendungen zu verbessern. Besonders im E-Commerce, Einzelhandel und Marketing spielt solch Long-Tail-Software eine wichtige Rolle.
Viele dieser Programme stammen dabei von externen Anbietern. Oft bieten diese aber nur eine Lösung für ein bestimmtes Problem. Für jede weitere Erweiterung oder Systemoptimierung braucht es eine weitere Nischensoftware eines anderen Anbieters. Das führt letztlich zu unübersichtlichen Beschaffungsprozessen, Risiken in der Compliance und hohen Kosten. Doch was genau gehört eigentlich alles zu Long-Tail-Software?
Was ist Long-Tail-Software?
Der Begriff „Long Tail“ stammt ursprünglich aus der Statistik. Er beschreibt eine Verteilung, bei der ein großer Teil des Gesamtwertes von vielen kleinen Ereignissen erzeugt wird. Auf die Softwarebeschaffung übertragen bedeutet das: Neben wenigen großen, oft genutzten Softwarelösungen gibt es eine Vielzahl kleinerer, spezialisierter Programme. Jedes dieser Programme deckt ein besonderes Bedürfnis ab. Dadurch werden sie unverzichtbar für bestimmte Prozesse.
Beispiele für Long-Tail-Software:
- E-Mail-Marketing-Tools: Extra Programme wie Mailchimp oder Sendinblue, mit denen Unternehmen zielgerichtete E-Mail-Kampagnen erstellen und verwalten können. Diese Tools bieten Funktionen wie Automatisierungen, Segmentierungen und Analysen an, die über die Standardfunktionen allgemeiner CRM-Systeme hinausgehen.
- SEO-Analyse-Tools: Anwendungen wie Ahrefs oder SEMrush geben detaillierte Einblicke in die Suchmaschinenoptimierung einer Website. Sie erleichtern die Analyse von Keywords, Backlinks und Wettbewerbern und unterstützen so eine Optimierung der eigenen Online-Präsenz.
- Projektmanagement-Software: Tools wie Asana oder Trello sind Anwendungen für Teamarbeit und Co-Working an Projekten.
- E-Commerce-Plattformen: Mit Plattformen wie Shopify oder WooCommerce können Unternehmen ganz einfach einen Online-Shop erstellen und verwalten. Darin integriert sind Funktionen wie Produktverwaltung, Zahlungsabwicklung und Marketing-Tools, die über die Standardfunktionen allgemeiner Website-Baukästen hinausgehen.
Vorteile: Drittanbieter-Tools als Schlüssel zur Effizienzsteigerung
Eben wegen dieser oft hilfreichen Ergänzungen sind Long-Tail-Softwareprodukte im E-Commerce, Einzelhandel und Marketing meist unverzichtbar. Denn sie versprechen:
- Effizienzsteigerung: Drittanbieter-Tools helfen, Geschäftsprozesse zu optimieren, indem sie Automatisierung und eine bessere Organisation erlauben. Beispiele sind Tools für Auftrags- oder Lagerverwaltung sowie Customer-Relationship-Management (CRM).
- Benutzerfreundlichkeit: Die Integration solcher Tools bietet zudem ein verbessertes Nutzererlebnis mit an. Etwa durch personalisierte Produktempfehlungen, Chatbots für den Kundenservice oder verschiedene Zahlungsmethoden.
- Marketing-Optimierung: Drittanbieter-Tools unterstützen Unternehmen bei der Planung und Durchführung von Marketingaktivitäten. Dazu zählen Lösungen für E-Mail-Marketing, Social-Media-Management und Webanalyse.
- Skalierbarkeit: Viele dieser Tools sind skalierbar und wachsen mit den Anforderungen des Unternehmens mit.
- Zeit- und Kosteneinsparung: Die Nutzung von Drittanbieter-Tools spart Zeit und Kosten, da die Firmen nicht selbst eigene Lösungen entwickeln müssen.
Ein Beispiel: Zoho CRM
Ein Beispiel für ein Nischenprodukt ist Zoho CRM. Eine Plattform für Customer-Relationship-Management. Zoho CRM hilft Unternehmen dabei, ihre Kundenbeziehungen effizient zu verwalten, indem es eine zentrale Datenbank für alle Kundeninformationen bereitstellt und die Kommunikation mit Kunden automatisiert.
Zahlen und Fakten zu Zoho CRM:
- Zoho CRM hat über 250.000 Kunden weltweit und bietet eine Lösung für Unternehmen jeder Größe.
- Eine Studie von Nucleus Research zeigt, dass Unternehmen, die ein CRM-System wie Zoho nutzen, durchschnittlich eine Steigerung ihrer Umsätze um 41 % erzielen und gleichzeitig die Kosten für die Kundenakquise um 28 % senken.
- Mit Zoho CRM können Unternehmen ihre Marketing- und Verkaufsprozesse verbessern und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand reduzieren.
Doch bei all den Vorteilen gibt es ein großes Problem: Für jedes dieser Nischentools muss ein separater Anbieter verwaltet werden. Das bedeutet zusätzliche Arbeit in der Beschaffung, im Vertragsmanagement und bei der Einhaltung von Compliance-Vorgaben. Unternehmen stehen daher vor der Aufgabe, eine große Menge an Anbietern effizient zu managen – und genau das ist leichter gesagt als getan.
Nachteile der Long-Tail-Software
Die größten Nachteile bei Long-Tail-Software sind die Verwaltung, die Kosten und die Compliance. Hier die drei größten Probleme:
1. Hoher Verwaltungsaufwand
Jedes neue Softwareprodukt eines neuen Anbieters oder Herstellers bedeutet mehr Arbeit: Verträge prüfen, Rechnungen verwalten, Zahlungen abwickeln. Bei hunderten Anbietern ist das kaum noch zu bewältigen. Am Ende überwiegen die administrativen Aufgaben und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bleibt kaum noch Zeit fürs eigentliche Kerngeschäft.
Das zeigt auch eine Studie von Sage, laut der Unternehmen durchschnittlich 3,9 % ihrer Zeit mit unproduktiven administrativen Tätigkeiten verbringen, was Einbußen von rund 30 Milliarden Euro entspricht (Quelle). Deswegen setzen Unternehmen zunehmend auf die Automatisierung administrativer Geschäftsprozesse mit speziellen Softwarelösungen.
2. Kostenexplosion
Wie bereits erwähnt, verursacht jede Bestellung interne Bearbeitungskosten. Hinzu kommen die Ausgaben für das Onboarding neuer Anbieter. In Summe können diese Kosten schnell in die Hunderttausende gehen – für Software, die im Alltag häufig nur selten genutzt wird.
So belaufen sich die Bearbeitungskosten im Zusammenhang mit der Beschaffung von Long-Tail-Software im Schnitt auf etwa 2.300 Euro für die Einrichtung eines Anbieters. Plus noch mal 30 Euro für die Bearbeitung einer Bestellung. Maßgeblich für diese Kosten sind der Sourcing-Aufwand, das Screening, das Einrichten des Lieferantenkontos, die Kommunikation sowie die Vertragsgestaltung. Zudem fallen auch während der operativen Nutzung Kosten an. Etwa durch das Management von Bestellungen, Rechnungsstellung und die Pflege der Lieferantenbeziehungen. Besonders bei Software, die nur selten verwendet wird, summieren sich diese versteckten Kosten schnell. Die Lösung besteht darin, die Verwaltung der Long-Tail-Software gezielt zu optimieren.
3. Risiken bei der Compliance
Der Umgang mit Long-Tail-Softwarelösungen führt oftmals auch zu Risiken bei der Compliance. Gründe dafür sind unterschiedliche rechtliche Anforderungen und steuerliche Vorschriften – die je nach Anbieter und Markt variieren können. Ein kleines Versäumnis bei der Vertragsgestaltung oder bei der Einhaltung von Vorschriften kann weitreichende rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Besonders in internationalen Geschäftszusammenhängen sind Unternehmen daher stark gefordert.
- Verträge und rechtliche Vorgaben
Jede neue Softwarelösung hat ihre eigenen Lizenzverträge. Diese müssen genau geprüft und eingehalten werden. - Internationale Anbieter und steuerliche Unterschiede
Bei internationalen Anbietern kommen noch zusätzliche steuerliche und regulatorische Hürden – Stichwort Datenschutz – dazu. - Auswirkungen auf die Unternehmensreputation
Ein Verstoß gegen Compliance-Vorgaben kann nicht nur rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Sondern auch das Vertrauen in die Firma negativ beeinflussen.
4. Abhängigkeit von Drittanbietern
Viele Long-Tail-Softwarelösungen stammen von kleinen, spezialisierten Anbietern. Wenn diese den Support einstellen oder die Weiterentwicklung der Software stoppen, sind Unternehmen gezwungen, kurzfristig nach Alternativen zu suchen. In einem Markt, der von Drittanbietersoftware teilweise regelrecht geflutet wird. Die sprichwörtliche Suche nach der Nadel im Heuhaufen.
5. Mangelnde Standardisierung
Da Long-Tail-Produkte oft individuell auf bestimmte Nischenbedürfnisse zugeschnitten sind, fehlen nicht selten einheitliche Standards und Schnittstellen. Hier sind teils weitere Tools nötig oder der Hersteller hat Integrationsmöglichkeiten, die aber erst beim Bestellprozess erfragt werden müssen.
Lösungen für ein effizientes Long-Tail-Management
Die Frage ist also: Wie können Unternehmen das Problem der Long-Tail-Software in den Griff bekommen? Hier gibt es verschiedene Lösungen:
1. Automatisierung der Beschaffungsprozesse
Moderne E-Procurement-Systeme automatisieren den gesamten Prozess von der Bestellung bis zur Abrechnung. Dadurch sinkt der manuelle Aufwand und Fehler werden vermieden. Diese Systeme ermöglichen es Unternehmen, verschiedene Anbieter auf einer Plattform zu verwalten und damit den Verwaltungsaufwand deutlich zu reduzieren.
2. Rationalisierung des Lieferantenportfolios
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die Anzahl der Lieferanten zu verringern. Das bedeutet, Bedarfe zu bündeln und bevorzugt mit einem Anbieter zusammenzuarbeiten, der ein breites Portfolio an Softwarelösungen anbietet. So können nicht nur die Verwaltungskosten reduziert, sondern auch bessere Konditionen ausgehandelt werden.
3. Einsatz externer Dienstleister
Noch einfacher wird die Suche nach geeigneter Long-Tail-Software durch die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister (Software-Distributor). Dabei übernimmt der Dienstleister das Sourcing, den Lizenzkauf, den Abschluss eines Lieferantenvertrages und die Auslieferung der Produkte. Ein weiterer Vorteil: Diese Anbieter bekommen die Softwarelösungen oft zu einem günstigeren Einkaufspreis, den sie an die Unternehmen weitergeben können.
QBS Software: Long Tail Management as a Service
Hier hat QBS Software mit dem Konzept „Long Tail Management as a Service“ eine maßgeschneiderte Lösung, um Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Long-Tail-Software zu unterstützen. Mit diesem Service übernimmt QBS die komplexen Verwaltungsprozesse und entlastet so direkt die internen Ressourcen der Kunden.
Was macht QBS Software anders?
- Ein externer Dienstleister: Statt mit hunderten Anbietern zu kommunizieren, arbeiten Unternehmen nur noch mit QBS als zentralem Partner.
- Ein zentraler Ansprechpartner: Statt mit wechselnden Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern im Service zu kommunizieren, teilt QBS jedem Unternehmen einen festen Ansprechpartner zu.
- Effiziente Prozesse: Durch eine eigene Plattform und jahrzehntelange Erfahrung kann QBS neue Anbieter innerhalb weniger Tage onboarden.
- Kostensenkung: QBS zentralisiert den gesamten Beschaffungsprozess, womit sich die internen Bearbeitungskosten reduzieren lassen. Zugleich profitieren Unternehmen von besseren Zahlungsbedingungen.
- Risikominimierung: QBS kümmert sich um die Einhaltung aller rechtlichen und steuerlichen Vorgaben, sodass Unternehmen keine Compliance-Risiken mehr eingehen.
Der einfache Prozess von QBS Software
Der Ansatz von QBS Software ist dabei einfach und effizient. In sechs Schritten wird so die gesamte Verwaltung der Long-Tail-Software optimiert:
1. Analyse: Zuerst analysiert QBS die bestehende Lieferantenstruktur und identifiziert Einsparpotenziale.
2. Vorschlag: Auf Basis der Analyse erstellt QBS einen individuellen Optimierungsvorschlag.
3. Onboarding: Nach Freigabe durch das Unternehmen beginnt das Onboarding der Anbieter.
4. Vertragsmanagement: QBS übernimmt die Vertragsgestaltung und sorgt für rechtlich einwandfreie Abläufe.
5. Fortlaufende Betreuung: Das Team von QBS überwacht kontinuierlich die Lieferantenstruktur und sorgt für reibungslose Prozesse.
6. Berichte: Unternehmen erhalten regelmäßige Berichte über den Status und die Performance der Anbieter.
Praxisbeispiel: Einsparungen in der Finanzbranche
Ein großes Finanzunternehmen stand vor der Herausforderung, über 3.000 Softwareanbieter zu verwalten. Das bedeutete:
- Sehr hohe Kosten
- Hoher administrativer Aufwand
- Verzögerte Einführung neuer Long-Tail-Software
- Effizienzeinbußen
Durch die Zusammenarbeit mit QBS Software konnte das Unternehmen aber deutliche Verbesserungen erzielen. Dafür haben wir die vollständige Verwaltung der Long-Tail-Software übernommen und zugleich den gesamten Beschaffungsprozess optimiert. Die Ergebnisse sprachen für sich:
- Reduktion der Lieferantenanzahl um 60 %: Durch die Bündelung der Softwareanbieter und den Wechsel zu einem zentralisierten Management konnte die Anzahl der Lieferanten um 60 % reduziert werden.
- Verkürzung der Bearbeitungszeit für neue Bestellungen um 40 %: Der Prozess für die Integration neuer Softwarelösungen wurde optimiert. Damit wurde der Bestellprozess verbessert und insgesamt die Effizienz gesteigert.
- Jährliche Einsparungen von 500.000 Euro: Zusammen führten dies Veränderungen letztendlich zu Kosteneinsparungen von rund 500.000 Euro im Jahr.
Effizientes Long-Tail-Management als Wettbewerbsvorteil
Long-Tail-Software ist eine sinnvolle Ergänzung für Standardlösungen. Doch mit der wachsenden Zahl an Nischenprodukten steigt auch der Aufwand: Mehr Anbieter bedeuten mehr Verwaltung, höhere Kosten und ein wachsendes Compliance-Risiko. Ohne ein strukturiertes Management geraten Unternehmen schnell in eine kostspielige und unübersichtliche Situation.
Ein gezieltes Management der Long-Tail-Software ist hier der Schlüssel. Ob durch die Automatisierung von Prozessen, die Konsolidierung von Anbietern oder die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern – wer hier gezielt ansetzt, spart Zeit und Geld.
Möchten auch Sie Ihre Long-Tail-Software managen lassen und Kosten sparen? Dann ist vielleicht das „Long Tail Management as a Service“ Konzept der QBS Software genau die passende Lösung.