Docusign und Microsoft: Effizienzsteigerung durch nahtlose Integration 

28 Oktober 2024

Docusign verspricht Unternehmen die digitale Abwicklung all ihrer Verträge. Damit sollen sich Zeit und Geld sparen lassen. Dafür wurde unter anderem eine extra Schnittstelle zu Microsoft entwickelt, um sämtliche Unternehmensprozesse zusätzlich zu vereinfachen. Damit sie am Ende Zeit und Geld sparen. Aber wie genau soll das funktionieren? Um das zu verstehen, schauen wir uns zunächst an, was Docusign eigentlich ist und wie es das Vertragsmanagement digitalisieren kann.

Was ist Docusign?

Docusign ist die führende Plattform für elektronische Signaturen und digitales Vertragsmanagement. Damit können Unternehmen Verträge sicher und papierlos unterzeichnen und verwalten. Zusätzlich unterstützen automatisierte Workflows bei der schnelleren Abwicklung diverser Vertragsprozesse.

In diesem Zusammenhang ist auch die Massenversandfunktion sehr sinnvoll. Damit können Dokumente gleichzeitig an mehrere Empfänger verschickt werden. Jeder Empfänger erhält so eine eigene Version des Dokuments, das er individuell unterschreiben kann. Gleichzeitig ist mit der Statusanzeige in Echtzeit die Überwachung der fristgerechten Unterzeichnung aller Geschäftsdokumente möglich.

Insgesamt kann ein Unternehmen so mit Docusign rund 47 Euro pro Dokument sparen. Der Grund: weniger Papierverbrauch und weniger manuelle Arbeitsschritte. Das steigert die Produktivität und senkt gleichzeitig die Kosten.

Und durch die Integrationsmöglichkeiten mit Microsoft wird Docusign zu einem vielseitigen Werkzeug für Ihr Vertragsmanagement.

Warum spielt Microsoft für Docusign eine Rolle?

Microsoft, zusammen mit Microsoft 365 (das Word, Excel und Outlook umfasst) sowie Azure, ist eine führende Softwarelösung für Unternehmen und Regierungsbehörden weltweit. Täglich werden Millionen von Dokumenten mit diesen Tools erstellt und unterzeichnet. Laut der Studie von Docusign „Contract Management Trends 2022: Best Practices for Accelerating the Contract Process“ nutzen 68 % der Anwender Microsoft Word zur Erstellung von Verträgen, bevor diese digital unterzeichnet werden. Diese Statistik unterstreicht die Bedeutung eines optimierten Vertragsmanagementprozesses, insbesondere im Hinblick auf die folgenden Anwendungen:

Microsoft 365

Microsoft 365 vereint Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Durch die Integration von Docusign in Microsoft 365 können Dokumente direkt in Word erstellt, bearbeitet und anschließend zur elektronischen Signatur versendet werden – ohne Word dabei zu verlassen. Selbst in Outlook lassen sich E-Mail-Anhänge direkt signieren oder zur Unterschrift an andere Empfänger weiterleiten.

 

Dynamics 365

Die Suite für Customer Relationship Management (CRM) und Enterprise Resource Planning (ERP). Durch die Integration von Docusign in Dynamics 365 können Vertriebs- und Serviceteams Verträge und Vereinbarungen direkt innerhalb der CRM-Umgebung erstellen, senden und verfolgen.

Microsoft Teams

Eine Plattform für Zusammenarbeit und Kommunikation in Echtzeit. Mit der Docusign-Integration in Teams können Benutzer Verträge und Dokumente direkt in Teams teilen, bearbeiten und signieren. Echtzeit-Benachrichtigungen über ausstehende Signaturen beschleunigen den Signaturprozess und fördern die Zusammenarbeit im Team.

SharePoint

Ein Tool für Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit. Die Verbindung zwischen SharePoint und Docusign erlaubt es Ihnen, Dokumente direkt aus SharePoint heraus zur Signatur zu versenden. Außerdem werden unterschriebene Dokumente automatisch in SharePoint gespeichert. Das vereinfacht nicht nur die Dokumentenverwaltung, sondern verbessert zugleich die Compliance.

Power Automate

Ein Dienst zur Automatisierung von Workflows. Durch die Kombination mit Docusign lassen sich Signaturprozesse automatisieren. So kann eingestellt werden, dass Dokumente nach der Signatur automatisch an bestimmte Personen gesendet oder in bestimmten Ordnern abgespeichert werden.

 

Power Apps

Mit Power Apps können benutzerdefinierte Anwendungen erstellt werden. Die Integration von Docusign hilft, elektronische Signaturfunktionen direkt in diese benutzerdefinierten Apps einzubinden.

Azure

Microsofts Cloud-Computing-Plattform bietet die Möglichkeit, Docusign-Lösungen in skalierbare Cloud-Dienste zu integrieren. Das ist besonders für Unternehmen mit hohen Sicherheits- und Compliance-Anforderungen ein großer Vorteil.

Integration von Docusign und Microsoft: Welche Vorteile bieten die Integrationen?

Die Verbindung von Docusign und Microsoft in den verschiedenen Anwendungen zeigt: Der Fokus liegt klar auf der Vereinfachung und Beschleunigung der Unternehmensprozesse. Doch die Vorteile gehen weit über die einfache Nutzung hinaus. Durch die Verbindung beider Plattformen lassen sich Dokumentenprozesse nicht nur optimieren, sondern auch komplett automatisieren. Das Ergebnis:

  • Zeitersparnis: Durch automatisierte Arbeitsabläufe und die direkte Nutzung in Word oder Outlook verkürzt sich die Bearbeitungszeit.
  • Fehlerreduzierung: Manuelle Prozesse und Fehlerquellen werden minimiert. Alle wichtigen Schritte – von der Erstellung bis zur Signatur – sind digital und klar nachvollziehbar.
  • Schnellere Entscheidungen: Durch den Echtzeit-Zugriff auf Dokumente und Signaturstatus in Teams oder SharePoint können Unterschriften schneller eingeholt und Entscheidungen zügiger getroffen werden.

 

Vorteile der Integration: Anwendungsbeispiele

Die Kombination aus Docusign und Microsoft garantiert so eine nahtlose Verbindung zwischen Vertragsmanagement und den täglichen Geschäftsabläufen. Das Ergebnis ist nicht nur eine allgemeine Prozessoptimierung. Sondern auch eine Effizienzsteigerung in den verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens:

  • Vertrieb: Durch die Integration von Docusign in Dynamics 365 kann ein Vertriebsteam Verträge schneller abschließen. Denn alle relevanten Informationen sind in Echtzeit verfügbar und können an einem zentralen Ort eingesehen werden.
  • HR und Mitarbeiter-Onboarding: Beim Onboarding neuer Mitarbeiter können alle erforderlichen Dokumente, wie Arbeitsverträge, direkt in Microsoft Teams oder SharePoint erstellt und über Docusign digital unterzeichnet werden. Dadurch wird der gesamte Prozess beschleunigt, und der Verwaltungsaufwand reduziert.
  • Recht und Finanzen: In den Bereichen Recht und Finanzen können mit der Integration von Docusign Verträge wie NDAs und MSAs direkt in Microsoft-Anwendungen erstellt, geprüft und unterzeichnet werden. Dadurch wird der gesamte Prozess der Vertragsabwicklung schneller, transparenter und nachvollziehbarer.
  • IT und interne Prozesse: Die Integration in Power Automate hilft, wiederkehrende Prozesse – etwa die Genehmigung von Dokumenten – zu automatisieren. Dadurch können Signaturen beispielsweise automatisch an die zuständigen Personen weitergeleitet und unterzeichnete Dokumente in SharePoint gespeichert werden. Dies reduziert manuelle Aufgaben und minimiert Fehler.
  • Marketing und Projektmanagement: Projekte können über Microsoft Teams und Power Apps koordiniert werden. Durch die Integration können Verträge fortan direkt innerhalb der Teams-Oberfläche erstellt, geprüft und unterzeichnet werden. Der Vorteil: Die Zusammenarbeit wird beschleunigt und die Projektabwicklung läuft reibungsloser.

 

Wie Sie als Reseller von dieser Partnerschaft profitieren können?

Die Verbindung von Docusign und Microsoft ist nicht nur für Ihre Endkunden ein Gewinn – sie bietet auch Ihnen als Reseller ein enormes Potenzial. Denn dank der wachsenden Nachfrage nach digitalen Lösungen für Vertrags- und Prozessmanagement können Sie nun Ihr Portfolio sinnvoll erweitern und von der steigenden Digitalisierung profitieren.

Erweitertes Angebot und Upsell-Potenzial: Bieten Sie mit Docusign CLM Ihren Kunden eine vollständige Lösung für das Vertragsmanagement an, die über einfache e-Signaturen hinausgeht. Dies schafft zusätzliche Upselling-Möglichkeiten und steigert Ihren Umsatz erheblich. Hier kommt Ihnen die durchschnittliche Dealgröße von 5.000 Euro bei jedem Vertragsabschluss zu Gute.

Stabilität durch wiederkehrende Einnahmen: Als Marktführer im Bereich e-Signatur und Vertragsmanagement ist Docusign eine stabile Einnahmequelle durch wiederkehrende Verträge und kontinuierliche Dienstleistungen, die bei Kunden sehr gefragt sind.

Nutzen Sie Ihre Chance mit Docusign und Microsoft!

Die Digitalisierung boomt, und jedes Unternehmen – von kleinen und mittleren Unternehmen bis hin zu großen Konzernen – braucht effiziente digitale Lösungen. Bieten Sie Ihren Kunden mit Docusign und Microsoft daher ein Tool an, mit dem Sie Zeit sparen, ihre Prozesse vereinfachen und die Produktivität steigern können. Sichern Sie sich wiederkehrende Umsätze und erweitern Sie Ihr Portfolio um diese leistungsstarken Lösungen. Kontaktieren Sie uns und erfahren Sie, wie Sie Ihr Portfolio erweitern können.

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In diesem Webinar stellen wir Ihnen die Docusign- und Microsoft-Integrationen vor. Erfahren Sie, wie Sie neue Einnahmequellen erschließen und zusätzlichen Mehrwert für Ihre Kunden bieten können, indem Sie die Effizienz ihrer aktuellen Vertragsprozesse steigern.

Wichtige Themen werden sein:

  • Steigerung der Produktivität der Kunden: Erfahren Sie, wie nahtlose Integrationen zwischen Docusign und Microsoft-Anwendungen Arbeitsabläufe automatisieren und die Produktivität der Kunden auf ein neues Niveau heben.
  • Ausschöpfung des Gewinnpotenzials: Entdecken Sie kreative Strategien, um die Möglichkeiten von Docusign im Microsoft-Ökosystem zu nutzen, um profitable Deals zu identifizieren und Ihren Gewinn zu steigern.
  • Zukunftssicherung Ihres Unternehmens: Gewinnen Sie Einblicke, wie Docusign- und Microsoft-Integrationen Ihnen helfen, der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein und langfristigen Erfolg zu sichern.

Ihr Referent:

Carl Wallace ist Senior ISV Partner Account Manager bei Docusign und verfügt über mehr als 8 Jahre Erfahrung im Technologiesektor. In seiner aktuellen Rolle betreut er die strategische Partnerschaft zwischen Docusign und Microsoft in der EMEA-Region mit dem Fokus auf gemeinsames Co-Selling, Co-Marketing und die Aktivierung von Go-to-Market-Strategien. Vor seinem Eintritt bei Docusign arbeitete Carl über 5,5 Jahre bei Microsoft Irland in verschiedenen Rollen, darunter Partner-Management und Entwicklung von Vertriebskanälen.