Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) einfach erklärt

30 Januar 2025

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES): Wie die digitale Unterschrift den Arbeitsalltag erleichtert

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) existiert in Deutschland seit dem 01. August 1997. An diesem Datum trat die EU-Verordnung Nr. 910/2014 (eIDAS-Verordnung)) in Kraft. Diese Verordnung regelt europaweit elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste und stellt die QES der handschriftlichen Unterschrift gleich.

Allerdings war der Einsatz der QES für Arbeitsverträge in Deutschland aufgrund des Nachweisgesetzes bislang nicht möglich. So mussten Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Verträge mit einer eigenhändigen Unterschrift versehen. Der Ersatz der Schriftform durch eine elektronische Signatur war explizit ausgeschlossen.

Mit dem Inkrafttreten des Bürokratieentlastungsgesetzes IV (BEG IV) am 1. Januar 2025 wurden jedoch diese Einschränkungen aufgehoben. So dürfen fortan auch Arbeitsverträge in komplett elektronischer Form abgeschlossen werden. So sind meist auch keine zusätzlich schriftlichen Dokumente nach der Schriftform mehr nötig. Damit werden vollständig digitale Prozesse möglich.

 

Fakten zu digitalen Signaturen vor 2025

Die elektronische Signatur ist seit der Einführung der eIDAS-Verordnung in der EU der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt. Je nach Anwendungsfall gibt es aber verschiedene zugelassene Arten und vorgeschriebene Sicherheitsniveaus:

Einfache elektronische Signatur für Kostenvoranschläge oder Auftragsbestätigungen.
Erweiterte elektronische Signatur für Mietverträge, Arbeitsverträge oder Lieferantenverträge
Qualifizierte elektronische Signatur für Verbraucherdarlehensverträge oder etwa Arbeitnehmerüberlassungsverträge

Besonders wichtig hierbei: Die QES darf nicht mit der Advanced Electronic Signature (AES) oder der einfachen elektronischen Signatur (EES) verwechselt werden.

Unterschied zu Advanced Electronic Signature und der einfachen elektronischen Signatur

Während die AES (fortgeschrittene elektronische Signatur) aus technischer Sicht der QES sehr ähnlich ist, ist das bei der EES eher nicht der Fall.

Einfache elektronische Signatur (EES):
Die EES bietet keinen Nachweis über die Identität der unterzeichnenden Person oder die Integrität des Dokuments. Sie ist lediglich eine Grundform der elektronischen Signatur und wird in vielen Fällen nicht als rechtsverbindlich anerkannt, da sie anfällig für Manipulationen ist.

Advanced Electronic Signature (AES):
Die AES ist technisch der QES ähnlich, jedoch fehlt ihr die Garantie der Identität durch einen anerkannten Zertifizierungsdienst. Dennoch ist sie für viele elektronische Transaktionen geeignet und bietet ein mittleres Sicherheitsniveau.

Qualifizierte elektronische Signatur (QES):
Die QES hebt sich durch ihre höchste Sicherheitsstufe hervor. Sie garantiert durch ein qualifiziertes Zertifikat und einen anerkannten Zertifizierungsdienst die Identität der unterzeichnenden Person. Zudem sichert sie die Authentizität und Integrität des Dokuments ab. Damit erfüllt sie die strengsten rechtlichen Anforderungen und bietet eine besondere Beweisfunktion, beispielsweise in rechtlichen Streitfällen.

Änderungen ab 01. Januar 2025 – Vollständig digitale Arbeitsverträge

Bis Ende 2024 war es möglich, Arbeitsverträge digital zu unterschreiben. Jedoch mussten Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen zusätzlich in Papierform festhalten und den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern gedruckt aushändigen. Diese gesetzliche Vorgabe umfasste 15 spezifische Punkte, darunter:

• Name und Anschrift der Vertragsparteien
• Beginn des Arbeitsverhältnisses
• Arbeitsort
• Beschreibung der zu leistenden Tätigkeit
• Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts
• Arbeitszeit
• Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
• Kündigungsfristen
• Hinweise auf anzuwendende Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen

Mit dem Inkrafttreten des Bürokratieentlastungsgesetzes IV (BEG IV) am 1. Januar 2025 wurde diese Papierpflicht aufgehoben. Ab diesem Datum können Arbeitsverträge vollständig digital abgeschlossen werden, ohne dass schriftliche Dokumente zusätzlich ausgehändigt werden müssen.

Sowohl die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) als auch die qualifizierte elektronische Signatur (QES) können dafür genutzt werden.

FES: Bietet rechtliche Gültigkeit für digitale Verträge, allerdings mit einem geringeren Sicherheitsstandard.
QES: Ist die höchste Sicherheitsstufe und bietet zusätzlichen Schutz bei rechtlichen Streitigkeiten, da sie Identität und Integrität des Dokuments besonders stark absichert.

Der große Vorteil der QES liegt in ihrer Beweisfunktion, die speziell in zivilrechtlichen Auseinandersetzungen hilfreich sein kann. Unternehmen profitieren zudem von einer lückenlosen digitalen Dokumentation und der Möglichkeit, den gesamten Vertragsprozess – von der Erstellung über die Unterzeichnung bis hin zur Archivierung – digital abzuwickeln.

Was ist die qualifizierte elektronische Signatur (QES)?

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die höchste Sicherheitsstufe unter den elektronischen Signaturen und bietet dieselbe Rechtsgültigkeit wie eine handschriftliche Unterschrift. Gemäß der eIDAS-Verordnung ist sie in allen EU-Mitgliedsstaaten anerkannt und kann für viele Dokumente genutzt werden.

Für die QES ist ein qualifiziertes Zertifikat notwendig, das von einem qualifizierten Vertrauensdienstanbieter (Trusted Service Provider) ausgestellt wird. Zusätzlich muss eine qualifizierte elektronische Signaturerstellungseinheit, wie z. B. eine Signaturkarte, verwendet werden. Nur so ist die QES in der EU rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.

Warum elektronische Signaturen, insbesondere die QES, den Arbeitsalltag erleichtern

Die elektronische Signatur macht die Arbeitsabläufe allgemein schneller und kostengünstiger. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) hebt sich dabei aber vor allem durch ihre hohe Sicherheitsstufe und rechtliche Verbindlichkeit ab.

Arbeitsverträge und Änderungsverträge:
Neue Arbeitsverträge oder Anpassungen – etwa bei Gehalt oder Arbeitszeit – können mit der QES rechtsverbindlich digital abgeschlossen werden. Einschränkung: In Branchen wie dem Baugewerbe oder der Gastronomie (geregelt im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz) bleibt die Schriftform weiterhin Pflicht.

Befristungsabreden:
Für befristete Arbeitsverträge gilt weiterhin die Schriftformpflicht gemäß § 14 Abs. 4 TzBfG. Eine Ausnahme bildet jedoch die Befristung bis zur Regelaltersgrenze der Rentenversicherung, die künftig digital erfolgen kann.

Arbeitszeugnisse:
Zeugnisse können digital unterzeichnet werden, sofern die Zustimmung der Mitarbeitenden vorliegt. Ohne Zustimmung bleibt die Schriftform erforderlich.

Allgemeine Vorteile der qualifizierten Signaturen

Rechtsverbindlichkeit:
Die QES ist der handschriftlichen Signatur gemäß deutschem Recht und der eIDAS-Verordnung gleichgestellt, die europaweit gültig und anerkannt ist.

Höchste Sicherheit:
Die Kombination aus Verschlüsselung, Authentication and Trust Services und der Nutzung eines Signaturschlüssels schützt die signierten Dokumente vor Manipulation.

Vielseitigkeit:
Ob Arbeitsverträge, behördliche Anträge oder Geschäftsvorgänge – die QES kann für verschiedene Dokumente in Unternehmen und Behörden genutzt werden.

Zeitersparnis:
Die QES erlaubt das schnelle und unkomplizierte Unterschreiben von Dokumenten. Das beschleunigt die Arbeitsabläufe, da persönliche Meetings oder der Versand via Post entfallen.

Reduzierung der Kosten:
Gleichzeitig können Unternehmen damit ihre Druckkosten minimieren und den Verwaltungsaufwand (Ablage) reduzieren.

Vorteile der qualifizierten elektronischen Signatur für Arbeitsverträge

Workflow wird durchgängig digital: Dokumentenerstellung – elektronische Unterschrift – digitale Archivierung.

Höhere Produktivität: Weniger Verzögerungen durch papierbasierte Prozesse.

Attraktivität als Arbeitgeber: Die elektronische Signatur für Arbeitsverträge steigert die Attraktivität der Unternehmen beim Recruiting, speziell beim begehrten Fachkräftenachwuchs.

 

Grenzen der elektronischen Signatur

Für einige Dokumente bleibt die Schriftform weiterhin vorgeschrieben:

Nachvertragliche Wettbewerbsverbote (§ 74 Abs. 1 HGB).
Kündigungen oder Aufhebungsverträge (§ 623 BGB).
Praktikantenverträge ohne Mindestlohn (§ 2 NachwG).

Anforderungen und Eigenschaften für die qualifizierte elektronische Unterschrift

Doch wie wird eine qualifizierte elektronische Signatur überhaupt erstellt? Der Prozess lässt sich in drei wesentliche Schritte unterteilen:

Wie wird eine QES erstellt?

1. Identifizierung des Unterzeichners oder der Unterzeichnerin
Der Unterzeichner oder die Unterzeichnerin müssen sich vor der Unterschrift identifizieren. Möglich ist das beispielsweise mit der Zwei-Faktor-Authentifizierung.

2. Ausstellung eines Zertifikats
Ein Trusted Service Provider, auch Vertrauensdiensteanbieter genannt, stellt ein qualifiziertes Zertifikat für elektronische Signaturen aus, das die Gültigkeit der Signatur sicherstellt.

3. Signatur des Dokuments
Das elektronische Dokument wird mithilfe einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit signiert. Dabei entsteht ein Schlüsselpaar aus einem privaten Schlüssel, der sicher in der Signaturerstellungseinheit bleibt, und einem öffentlichen Schlüssel, der im qualifizierten Zertifikat des Unterzeichners hinterlegt wird. Für die Signatur wird außerdem eine Hash-Funktion des Dokuments erstellt. Dieser einzigartige Code wird mit dem privaten Schlüssel verschlüsselt. Der Empfänger kann anschließend den öffentlichen Schlüssel verwenden, um die Signatur zu überprüfen und so sehen, ob das Dokument authentisch ist und unverändert vorliegt. Diese Methode garantiert sowohl die Authentizität als auch die Integrität des Dokuments.

Warum gilt die QES als so sicher?

Wegen dem mehrstufigen Prozess mit Zwei-Faktor-Authentifizierung, Trusted Zertifikat und Hash-Funktion garantiert die QES eine dreifache Sicherheit – was speziell bei Arbeitsverträgen von Vorteil ist:

• Alle Arbeitsverträge unterliegen der größtmöglichen Rechtsicherheit.
• Durch die QES bekommen die Dokumente auch im Fall von zivilgerichtlichen Streitigkeiten eine entsprechende Beweisfunktion.
• Die technische Sicherheit sorgt für Integrität und Authentizität, da eben die kryptografischen Komponenten die signierten Dokumente vor Manipulationen schützen – und die Unterzeichner immer zweifelsfrei identifiziert werden können.

 

Die digitale Signatur: Nutzen auch Sie die elektronische Unterschrift

Durch die QES können Unternehmen Prozesse fortan also effizienter und rechtssicher gestalten – sowohl intern als extern.

1. Zertifikate für digitale Unterschriften erwerben
Für eine qualifizierte elektronische Signatur muss ein qualifiziertes Zertifikat verwendet werden. Dieses Zertifikat wird von einem vertrauenswürdigen Anbieter ausgestellt und bestätigt die Identität des Unterzeichnenden. Es bildet die Grundlage für eine rechtlich anerkannte und sichere digitale Unterschrift.

2. Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit elektronischen Signaturen
Damit elektronische Signaturen korrekt eingesetzt werden, müssen Mitarbeitende die unterschiedlichen Signaturarten – insbesondere die QES – und ihre rechtliche Bedeutung verstehen.

3. Integration der QES in bestehende HR-Tools
Die Einbindung der qualifizierten elektronischen Signatur in bestehende digitale Systeme wie HR-Software, ERP-Tools oder Dokumentenmanagement-Systeme vereinfacht die Abwicklung wichtiger Dokumente, etwa Arbeitsverträge oder Genehmigungen. Dies spart Zeit, reduziert Kosten und sorgt für eine lückenlose Dokumentation.

4. Optimierter Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende
Die QES macht den gesamten Onboarding-Prozess digital, schnell und rechtsicher.

 

QBS Software: Ihr Partner für digitale Signaturen

QBS Software hat viele Lösungen, die dabei helfen, qualifizierte elektronische Signaturen zu erstellen und nahtlos in ein bestehendes System integriert werden können. Lassen Sie sich beraten und nutzen auch Sie bald die fortschrittliche Form der digitalen Unterschrift. So treiben Sie die Digitalisierung voran.